Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности работника. Так указано в ст. 48 КЗоТ .

Действительно, по записям в трудовой книжке вычисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета.

Трудовая книжка подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т.

Давайте подробно рассмотрим общие требования к ведению этого важного документа. Напомним, что они установлены Инструкцией № 58 .

Форма трудовой книжки

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее, действующих на сегодня, утвержден постановлением № 301 .

Однако многие работников (старшего поколения) имеют трудовые книжки ранее установленного (до вступления в силу указанного постановления) образца (1938 или 1974). знайте:

Если в трудовой книжке заполнены все страницы и она дополняется вкладышем, то независимо от формы книги, вкладыш используют нового формата. На это указывает п. 3.3 Инструкции № 58 .

Как заполнять трудовую книжку

Трудовую книжку нужно заполнять аккуратно! Это важно, иначе придется исправлять ошибки. Причем зачеркивать ранее внесенные неточные или неверные записи в коем случае нельзя (подробнее об этом на с. 21 ).

Язык. Трудовые книжки заполняют одновременно на русском и украинском языках. Для этого в форме трудовой книжки предусмотрены соответствующие разделы ( п. 2.1 Инструкции № 58 ).

То есть все записи в документе дублируются на двух языках. Так, если вы вписали на первой странице данные о работнике на украинском языке, то на аналогичной странице под номером 33 должны быть записаны такие же данные на русском. То же касается и других страниц и записей.

Хотя, на наш взгляд, если вы сделаете запись на украинском языке и в русскоязычной части трудовой книжки или вообще проигнорируете русскоязычную часть, это не будет нарушением.

Тем более Минсоцполитики в письме от 21.11.2012 г.. № 183/06 / 186-12, сославшись на ст. 13 Закона № 5029 , Подчеркнул, что заполнение трудовой книжки на другом языке, кроме украинского, может осуществляться на основе личного заявления лица, которому принадлежит трудовая книжка.

Цвет чернил. Записи в трудовую книжку вносятся исключительно ручкой: шариковой или с пером. То есть никаких тебе печатных машинок, принтеров и других современных средств вывода информации на бумагу.

Цвет чернил выбирайте любой из трех: синий, черный или фиолетовый ( п. 2.4 Инструкции № 58 ).

На кого ведут трудовые книжки

Работодатели (предприятия, учреждения, организации всех форм собственности, а также физлица-предприниматели) ведут трудовые книжки на всех работников, работающих у них более 5 дней ( ст. 48 КЗоТ , п. 1.1 Инструкции № 58 ).

Также трудовые книжки ведут на:

- студентов высших и профессионально-технических учебных заведений, которые стажируются у работодателя и больше нигде не работают;

- студентов высших учебных заведений, работающих у работодателя во внеучебное время и для которых это место работы является основным *;

- внештатных работников (то есть работников, занимающих на предприятии должности (рабочее место), которых нет в штате (штатном расписании)) при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

Мы не откроем Америку, если скажем, что

Ведь характер отношений с физлицом по такому договору - не трудовой.

У вас работает работник по совместительству (внешний совместитель)? Запись в его трудовую книжку вы не вносите, так как этот документ хранится по основному месту работы совместителя ( п. 1.1 Инструкции № 58 ). Правда, по требованию работника вы должны выдать ему справку о такой работе. И вот уже на основании этой справки запись о работе по совместительству по желанию работника внесет в его трудовую книжку отдельной строкой основной работодатель ( п. 2.14 Инструкции № 58 ).

А как быть с внутренним совместителем - вносить в его трудовую книжку запись о работе по совместительству? Так, на основании внутренних документов, но опять же, если работник хочет иметь такую ​​запись в трудовой.

Итак, резюме: записи в трудовую книжку работника вносит работодатель по основному месту работы этого работника.

Кто заполняет трудовую книжку

Обычно на предприятиях заводит, заполняет трудовые книжки и ведет их учет специалист отдела кадров. Но иногда эта функция может выполнять сам руководитель предприятия или другое уполномоченное им лицо.

Впервые трудовую книжку работнику заводит и заполняет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы.

Это, кстати, может сделать и работодатель - физическое лицо-предприниматель (см. Письмо Минсоцполитики от 03.12.2015 г.. № 492/06 / 186-15). Он заполняет трудовую книжку работника, в том числе и титульный лист, по правилам, предусмотренным пп. 2.4, 2.11 и 2.12 Инструкции № 58. Подробнее см на с. 35 .

А если гражданин уже работал раньше? Он должен предъявить новому работодателю уже заведенное ранее трудовую книжку.

Правда, устраиваясь на новую работу, работник может скрыть факт наличия у него этого документа. Возможно, его не устраивает название прежней должности. А проверять - правду говорит работник о своем прошлом или нет - новый работодатель не обязан. Следовательно, в этом случае ему остается завести этом работнику новую трудовую книжку.

Сведения вносят в трудовую книжку

Узнать, какие сведения работодатель вписывает в трудовую книжку работника, вам поможет схема (см. Рисунок на стр. 5).

Важно! Название работы, профессии или должности, на которую принимают работника, записывают в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003: 2010.

Сведения не вносят в трудовую книжку

В трудовую книжку не вносятся сведения о:

- наложенные на работника взыскания (выговор) ( п. 2.2 Инструкции № 58 )

- премии, предусмотренные системой заработной платы или выплаты, носящие регулярный характер ( п. 2.24 Инструкции № 58 )

- характер трудового договора, по которому принимается работник, - срочный или бессрочный. О том, что договор должен срочный характер, должно быть указано в приказе о приеме на работу (см. Письмо Минтруда от 29.05.2007 г.. № 126/13 / 133-07)

- испытательный срок;

- пребывание работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста)

- пребывания работника в отпуске без сохранения заработной платы, предоставляемый по медицинским показаниям по уходу за ребенком до достижения им 6 (16 (18)) - летнего возраста;

- перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, оговоренной трудовым договором;

- временный перевод на другую работу работника, совмещение им профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Процедура и сроки заполнения трудовых книжек

Прежде всего работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) о приеме на работу; перевод на другую работу; поощрения и награждения; освобождение. И уже на основании этого приказа делается запись в трудовой книжке. Происходит это в следующие сроки:

- после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении - не позднее недельного срока;

- после издания приказа (распоряжения) об увольнении - в день увольнения.

Внимание! Запись в трудовой книжке должен точно соответствовать тексту соответствующего приказа (распоряжения). С каждым подобным записью работника знакомят под роспись в личной карточке работника типовой формы № П-2 * ( п. 2.5 Инструкции № 58 ).

Основаниями для записей в трудовую книжку также справки других предприятий и организаций о работе, учебе, службе в ВСУ и тому подобное. При наличии этих справок дополнительно издавать приказ (распоряжение) не нужно - для внесения записи достаточно данных этих документов.

Например, работник устраивается к вам на работу после окончания службы в ВСУ. В качестве доказательства прохождения службы он предъявил военный билет. В этом случае вы, прежде чем внести в трудовую книжку запись о принятии этого работника на работу, должны заполнить в ней отдельную строку о периоде его службы в ВСУ ( п. 2.19 Инструкции № 58 ).

Кто обязан приобретать бланки трудовых книжек

С разд. 6 и 7 Инструкции № 58 следует, что работодатель самостоятельно приобретает бланки трудовых книжек и заполняет их на работников, для которых данное место работы является первым.

Работник вносит средства за бланк трудовой книжки в кассу работодателя ( п. 7.2 Инструкции № 58 ).

В то же время, вы вполне можете удержать стоимость бланка из зарплаты работника. Так, во-первых, удобнее, а во-вторых, нет угрозы наказания за продажу трудовой книжки без применения РРО.

Заметим, что, как правило, на практике работник самостоятельно покупает бланк книжки и передает его работодателю для надлежащего оформления.

Где должна храниться трудовая книжка

Поскольку трудовую книжку ведет работодатель по основному месту работы работника, она у этого работодателя и сохраняется ( п. 3 постановления № 301 ).

Исключение - физлица-предприниматели и физические лица, использующие наемный труд. Они трудовые книжки работников в себя не хранят. В этом случае трудовые книжки хранятся в самих работников ( п. 2.21 1 Инструкции № 58).

Намотайте на ус: возможности выдачи работникам трудовых книжек на руки к моменту увольнения не предусмотрено. Но как быть, если такая необходимость все же возникла? Например, трудовая книжка нужна работнику для представления в органы МВД, в Пенсионный фонд и тому подобное.

В этом случае работодатель должен выдать работнику заверенные выписки из трудовой книжки, как это предусмотрено п. 2.7 Инструкции № 58 .

Когда работник увольняется, ему в день увольнения выдают его трудовую книжку, о чем он расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( п. 4.1 Инструкции № 58 ).

Трудовая книжка впервые: какие документы нужны

Чтобы работодатель мог завести трудовую книжку гражданину, устраивается на работу впервые, ему от такого гражданина потребуется ( ст. 24 КЗоТ , п. 1.4 Инструкции № 58 ):

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, если он необходим для допуска к выполнению определенной работы.

Военнослужащие, уволенные с военной службы, должны предъявить военный билет, а граждане, освобожденные из мест отбывания уголовного наказания, - справку об освобождении ( п. 1.4 Инструкции № 58).

Новичкам работодатель оформляет трудовую книжку не позднее 5 дней после приема на работу ( ч. 3 ст. 48 КЗоТ ).

Если последний день 5-дневного срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, то днем ​​окончания срока будет ближайший рабочий день ( ст. 241 1 КЗоТ).

Ну вот, с общими правилами заполнения трудовых книжек разобрались. Пора переходить к деталям. Читаем следующую статью!